Quand le syndic professionnel démissionne

On pense souvent au changement de syndic comme à une initiative des copropriétaires. Il arrive pourtant que ce soit le cabinet qui veuille partir : immeuble jugé trop petit ou trop conflictuel, réorganisation, désaccord sur les honoraires. Dans ce cas, la loi ne le laisse pas quitter la copropriété du jour au lendemain. Elle prévoit deux sorties, chacune avec son calendrier, et c'est ce calendrier qui donne au conseil syndical le temps de préparer la suite.

Deux façons, pour le syndic, de mettre fin à sa mission

L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 distingue la fin de contrat « à l'échéance » et la résiliation en cours de contrat. La différence est essentielle : la première n'exige aucun motif, la seconde doit être justifiée.

Ne pas conclure de nouveau contrat (article 18 VII)

Le contrat de syndic est toujours conclu pour une durée déterminée. Le syndic qui ne souhaite pas le renouveler n'a rien à justifier, mais il doit prévenir : il informe le conseil syndical de son intention au plus tard trois mois avant la tenue de l'assemblée générale qui se réunit dans les trois mois précédant le terme du contrat. Cette assemblée désigne alors le nouveau syndic et fixe les dates de fin de l'ancien contrat et de prise d'effet du nouveau, au plus tôt un jour franc après la réunion. Aucune indemnité n'est due, ni d'un côté ni de l'autre.

Résilier le contrat en cours (article 18 VIII)

Avant l'échéance, le syndic ne peut rompre le contrat qu'en cas d'inexécution suffisamment grave du syndicat des copropriétaires. Il doit alors suivre une procédure précise :

• il notifie sa volonté de résilier au président du conseil syndical ou, s'il n'y a pas de conseil syndical, à l'ensemble des copropriétaires, en précisant les inexécutions qu'il reproche au syndicat ;
• dans un délai qui ne peut pas être inférieur à deux mois à compter de cette notification, il convoque une assemblée générale et inscrit à l'ordre du jour la désignation d'un nouveau syndic ;
• la résiliation prend effet au plus tôt un jour franc après l'assemblée, qui fixe la date de prise d'effet du contrat du successeur.

Le calendrier côté conseil syndical

La notification du syndic déclenche un compte à rebours. Le délai minimal de deux mois (ou de trois mois en fin de contrat) est court pour trouver un successeur, et il vaut mieux l'utiliser dès le premier jour.

1. 1 Accuser réception et vérifier les motifs
   Lisez la notification : en cours de contrat, elle doit préciser les inexécutions reprochées au syndicat. Une résiliation sans motif n'entre pas dans le cadre de l'article 18 VIII ; le conseil syndical peut le faire observer par écrit.
2. 2 Mettre plusieurs syndics en concurrence
   Le conseil syndical sollicite plusieurs projets de contrat conformes au contrat type, accompagnés de leur fiche d'information sur le prix. C'est l'étape la plus longue : lancez-la dans la semaine.
3. 3 Faire inscrire les projets à l’ordre du jour
   Le syndic sortant convoque l'assemblée. Transmettez-lui les projets de contrat retenus et, le cas échéant, l'avis écrit du conseil syndical, qui doit être joint à la convocation.
4. 4 Voter la désignation et fixer les dates
   L'assemblée désigne le successeur à la majorité de l'article 25, avec la passerelle de l'article 25-1, et fixe la date de prise d'effet de son contrat.
5. 5 Organiser la passation
   L'ancien syndic remet trésorerie et références bancaires sous 15 jours, documents et archives sous un mois, puis l'état des comptes dans les deux mois suivants.

Mettre en concurrence dans un délai court

L'article 21 de la loi impose au conseil syndical de mettre en concurrence plusieurs projets de contrat avant l'assemblée qui désigne un syndic professionnel. La dispense de mise en concurrence existe, mais elle doit être votée lors de l'assemblée précédente : dans le cas d'une démission, elle n'est presque jamais disponible. Mieux vaut donc s'organiser :

• rédiger un cahier des charges qui décrit l'immeuble (lots, équipements, travaux en cours, procédures) pour obtenir des offres comparables ;
• demander les projets de contrat en fixant une date limite de réponse compatible avec l'envoi de la convocation, qui doit parvenir aux copropriétaires au moins 21 jours avant la réunion ;
• comparer les offres reçues sur la même base, forfait annuel et prestations particulières, avec la grille de comparaison des contrats.

Rien n'interdit par ailleurs à un copropriétaire de demander l'inscription d'un projet de contrat qu'il a lui-même obtenu : l'article 21 le prévoit expressément.

Si le syndic ne convoque pas l'assemblée

Un syndic qui annonce son départ mais ne convoque pas l'assemblée laisse l'immeuble dans une situation dangereuse. La loi prévoit deux garde-fous :

• l'empêchement du syndic (article 18 V) : quelle qu'en soit la cause, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic ;
• la carence du syndic : à défaut de stipulation du règlement de copropriété, un administrateur ad hoc peut être désigné par décision de justice.

Si l'assemblée se tient mais qu'aucun candidat n'obtient la majorité, l'article 17 permet de saisir le président du tribunal judiciaire pour qu'il désigne un syndic. Ce recours est plus lent et plus coûteux qu'un vote : d'où l'intérêt de présenter à l'assemblée plusieurs projets de contrat et de bien préparer la majorité.

Ce qu'il faut surveiller jusqu'au départ effectif

Entre l'annonce et la date d'effet, la gestion courante continue. C'est souvent la période où les dossiers ralentissent : un syndic sur le départ a peu de raisons de relancer les impayés ou de lancer des devis. Le conseil syndical peut, à tout moment, prendre connaissance et copie de toute pièce relative à la gestion (article 21). Trois points méritent une attention particulière :

• les échéances proches : renouvellement des contrats d'entretien, échéance de l'assurance de l'immeuble, appels de fonds du trimestre ;
• les procédures en cours : relances d'impayés et délais de procédure qui continuent de courir ;
• les comptes : le syndic sortant doit remettre l'état des comptes du syndicat après apurement et clôture, dans les délais de l'article 18-2.

Préparer dès maintenant la check-list de passation permet de vérifier, pièce par pièce, ce qui a été remis le moment venu.

Questions fréquentes

Un syndic peut-il démissionner du jour au lendemain ?

Non. Il doit soit annoncer qu'il ne souhaite pas de nouveau contrat au moins trois mois avant l'assemblée qui précède l'échéance, soit, en cours de contrat, notifier une résiliation motivée puis convoquer une assemblée au moins deux mois plus tard. Dans les deux cas, son contrat court jusqu'à la date fixée par l'assemblée.

Le syndic qui démissionne doit-il convoquer lui-même l’assemblée ?

Oui, lorsqu'il résilie en cours de contrat : l'article 18 VIII de la loi du 10 juillet 1965 l'oblige à convoquer l'assemblée et à inscrire à l'ordre du jour la désignation d'un nouveau syndic. S'il ne le fait pas, le président du conseil syndical peut convoquer l'assemblée en cas d'empêchement du syndic.

Que se passe-t-il si aucun successeur n’est élu ?

La copropriété se retrouve sans syndic à la date d'effet de la résiliation. Le président du tribunal judiciaire peut alors désigner un syndic, à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires, du maire ou du président de l'intercommunalité compétente en matière d'habitat (article 17).

Faut-il mettre plusieurs syndics en concurrence malgré l’urgence ?

Oui, si un conseil syndical existe : la mise en concurrence de plusieurs projets de contrat précède toute désignation d'un syndic professionnel. Le délai minimal de deux mois entre la notification et l'assemblée est fait pour cela.