Changer de syndic pendant des travaux

Un ravalement voté, une toiture à refaire, un ascenseur en cours de modernisation : c'est souvent pendant un chantier que les copropriétaires mesurent les limites de leur syndic. Faut-il pour autant attendre la fin des travaux pour en changer ? Non. Le changement est possible à tout moment de la vie d'un chantier, à condition de préparer la reprise plus soigneusement que d'habitude.

Le chantier appartient au syndicat, pas au syndic

C'est le point de départ. Le syndic représente le syndicat des copropriétaires dans les actes civils (article 18 I de la loi du 10 juillet 1965). Les devis acceptés, les marchés signés, les assurances souscrites et les sommes appelées le sont au nom du syndicat. Le changement de syndic ne remet donc en cause ni les contrats avec les entreprises, ni le maître d'œuvre, ni le calendrier du chantier. Seul l'interlocuteur change.

Les sommes destinées aux travaux sont elles aussi protégées : elles sont versées sur le compte séparé ouvert au nom du syndicat et, pour les cotisations au fonds de travaux, sur un compte séparé rémunéré, lui aussi au nom du syndicat (article 18 II). Le changement de syndic ne fait pas « disparaître » l'argent du chantier ; il impose de vérifier que tout est bien là.

Bien choisir le moment du changement

Le calendrier du changement suit les règles habituelles : désignation d'un successeur lors d'une assemblée tenue dans les trois mois qui précèdent l'échéance du contrat, ou résiliation pour inexécution suffisamment grave en cours de mandat (voir changer de syndic en cours de mandat). Pendant des travaux, quelques repères aident à fixer la date d'effet :

• éviter la semaine d'un appel de fonds : les appels votés pour les travaux sont exigibles selon les modalités fixées par l'assemblée (article 14-1 II). Mieux vaut que l'appel soit lancé et encaissé par un seul et même syndic ;
• éviter la réception des travaux : c'est l'acte qui fait courir les garanties légales des constructeurs. Le syndic qui la prononce au nom du syndicat doit connaître parfaitement le chantier et ses réserves ;
• anticiper les situations de travaux : les entreprises facturent souvent à l'avancement. Une facture validée par l'ancien syndic et payée par le nouveau est une source classique d'erreurs.

Le dossier de travaux à exiger lors de la passation

L'article 18-2 de la loi fixe les délais de remise : situation de trésorerie et références bancaires sous quinze jours, documents et archives sous un mois, état des comptes après apurement et clôture dans les deux mois suivants. Pour un chantier, le conseil syndical vérifie que le dossier de travaux est complet :

1. 1 Les décisions
   Procès-verbaux des assemblées qui ont voté les travaux, leur financement, les honoraires du syndic et, le cas échéant, l'emprunt collectif ou les subventions.
2. 2 Les contrats
   Marchés des entreprises, contrat de maîtrise d'œuvre, coordination sécurité, attestations d'assurance des intervenants, et assurance dommages-ouvrage lorsque les travaux y sont soumis.
3. 3 Le suivi financier
   Échéancier des appels de fonds, sommes appelées et encaissées par copropriétaire, factures et situations réglées, retenues de garantie, solde disponible sur le compte du syndicat.
4. 4 Le suivi technique
   Comptes rendus de chantier, ordres de service, avenants, planning à jour, réserves éventuelles et correspondances avec les entreprises.
5. 5 Les dossiers d’aides
   Pour les travaux de rénovation énergétique : dossiers de subvention déposés, pièces demandées, dates limites et comptes rendus de visite.

La question des honoraires de travaux

Depuis la loi ALUR, les honoraires du syndic pour le suivi des travaux hors budget ne figurent pas dans le forfait. Ils sont votés lors de la même assemblée que les travaux, à la même majorité, et exprimés en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif (article 18-1 A III). Ces honoraires ont été votés au profit du syndic en place.

Lorsque le chantier change de mains, deux syndics peuvent prétendre avoir « suivi » les travaux. La loi ne fixe pas de règle de partage : la meilleure protection pour le syndicat est d'en parler avant le vote.

• demandez aux candidats comment ils facturent la reprise d'un chantier en cours, et faites-le préciser dans leur projet de contrat ;
• faites figurer dans la résolution de désignation la répartition prévue, ou une nouvelle résolution d'honoraires pour la partie du chantier restant à suivre ;
• comparez ce coût entre les candidats, comme les autres prestations particulières, avec la grille de comparaison des contrats.

Les premières semaines du nouveau syndic

Une reprise de chantier réussie se joue dans le premier mois. Le nouveau syndic présente rapidement aux entreprises et au maître d'œuvre ses coordonnées et la procédure de validation des factures. Il fait le point avec le conseil syndical sur l'avancement, le budget consommé et les difficultés en cours. Il vérifie enfin que l'assurance de l'immeuble et, le cas échéant, l'assurance dommages-ouvrage mentionnent bien le syndicat comme souscripteur et que les attestations des entreprises sont à jour.

Le changement de syndic pendant des travaux demande un peu plus de méthode, mais il n'a rien d'exceptionnel. Il évite surtout de prolonger, le temps d'un chantier de plusieurs mois, une gestion qui ne donne plus satisfaction.

Questions fréquentes

Peut-on changer de syndic pendant un ravalement ?

Oui. Les marchés de travaux sont conclus au nom du syndicat des copropriétaires, pas au nom du cabinet : ils continuent après le changement. Le nouveau syndic reprend le suivi du chantier, les appels de fonds et les paiements.

Les entreprises doivent-elles signer un nouveau contrat ?

Non. Le syndicat reste le maître d'ouvrage et le cocontractant des entreprises. Il suffit de leur notifier le changement de syndic, la nouvelle adresse de facturation et, le cas échéant, les nouvelles coordonnées bancaires du syndicat.

Que deviennent les honoraires de travaux votés pour l’ancien syndic ?

Ils ont été votés au profit du syndic en place, en pourcentage du montant hors taxes des travaux (article 18-1 A III). Lorsque le suivi du chantier change de mains, la question doit être réglée explicitement : dans la résolution qui désigne le successeur et dans son projet de contrat.

Le fonds de travaux est-il transféré au nouveau syndic ?

Le fonds de travaux est déposé sur un compte séparé rémunéré au nom du syndicat. Il appartient au syndicat : l'ancien syndic en communique les références et le solde dans le cadre de la passation.